La Planificación es una actividad intrínseca al ser humano, que le permite edificar el futuro teniendo como base el presente y como experiencia el pasado para no equivocarse. Pensar en el futuro, prever, adelantarse a los acontecimientos, con miras a encontrar una situación mejor que la actual, aprovechando los recursos que se tienen y sumando otros. Eso es planear. En ese contexto, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), define planificación como “el proceso de establecer objetivos, desarrollar estrategias, trazar los planes de implementación y asignar recursos para alcanzar esos objetivos”.
En este orden de ideas, se ha generalizado en las organizaciones y empresas el uso de la Planificación Estratégica; especialmente en el ámbito público en donde se concibe como una herramienta imprescindible para la identificación de prioridades y asignación de recursos en un contexto de cambios y altas exigencias por avanzar hacia una gestión comprometida con los resultados. Siendo este el instrumento de gobierno del que disponen las sociedades civilizadas, para definir la “carta de navegación” de la nación.
En América Latina y el Caribe se evidencia que el resultado de las actividades de planificación o planeación en la mayoría de países son los planes de desarrollo nacional de mediano plazo y en ausencia de estos, son sustituidos por lo general por las agendas presidenciales o estrategias sectoriales, que siguen la misma práctica metodológica de la Planeación Estratégica, definiendo así la misión, la visión y los valores, los objetivos generales y estratégicos, las líneas estratégicas y los programas de seguimiento e indicadores.
Los niveles de planificación de los gobiernos de la región están definidos por planes de gobierno, políticas públicas compuestas de agendas, planes nacionales que definen planes sectoriales, programas, proyectos, actividades y tareas. El Plan de Gobierno no es más que “un conjunto de documentos que se constituirán en su hoja de ruta, una guía para el desempeño y ejecución de sus acciones económicas, sociales, financieras y de inversión”. Es un instrumento de gestión, que constituye la fuente para la elaboración de las Políticas Púbicas y los Planes de Desarrollo, por medio del cual se contemplan los objetivos de crecimiento, sus metas y los recursos que deben ser gestionados durante el periodo de gobierno, para encontrar soluciones a corto y mediano plazo a las diversas necesidades de la comunidad.
Por su parte, los Planes Sectoriales son el conjunto de planes, programas, proyectos que cada sector desarrolla como su hoja de ruta en corto, mediano y largo plazo; estos, delimitan a los planes estratégicos empresariales, que representa a la hoja de ruta de la organización con una visión de no más allá de cinco años, que puede ser actualizada anualmente en función de un sistema de monitoreo y control constante; esta actividad es una actividad top-down definida por los ejecutivos de las empresas en base a un pensamiento estratégico que contiene la misión “el que hacer de la empresa”, la visión “ el objetivo macro a mediano plazo de la organización”, los valores “ principios base de comportamiento empresarial y de sus integrantes”, los objetivos estratégicos “lo que pretenden alcanzar con la implementación de estrategias puntuales”; para luego presentar un plan de acción puntual por áreas con estrategias, tareas, actividades, responsables, plazos, presupuestos e indicadores.
En este contexto, y teniendo en cuenta que la evolución de las organizaciones, donde las tecnologías de la información están incluidas en cada proceso productivo, y cuando éstas son aplicadas de una manera exitosa, ayudan al desarrollo de las organizaciones, brindando una ventaja competitiva y generando valor como eje del desarrollo organizacional, según el autor (Idalberto Chiavenato, n.d.). La planificación de TI persigue el objetivo de ser una herramienta de apoyo (Artieda Mesías & Ayala Paredes, 2013), cuyo proceso de planificación es dinámico y de continua adaptación a los elementos funcionales que componen la institución y la planificación estratégica. En esta línea de pensamiento, encontramos variadas metodologías para el desarrollo de un PETI (Correa Ospina & López Trujillo, 2007), entra las que sobresalen: IT4IT, IT4+, BSP-IBM, COBID 2019 e ITIL 2019 y la metodología que lleva el nombre PETI.
En el ámbito empresarial de los países de la región, el PETI no es una exigencia de los organismos de control para el sector empresarial, sin embargo, siempre ha estado incluido dentro de las buenas prácticas y marcos de referencia que son de común aceptación por los departamentos de TI (Bermeo Sangurima & Mogrovejo Maxi, 2015), por lo que no reviste un tema nuevo para las instituciones de mediano y gran tamaño que por sus recursos humanos y económicos hacen uso de esta valiosa herramienta. Sin embargo, en ciertos países como Colombia y Ecuador por citar algunos existe una reglamentación propia y una guía de elaboración de esta herramienta. En Ecuador la resolución de la SEPS (SEPS-IGT-IR-IGJ-2018-0279), menciona la necesidad de “Elaborar un plan estratégico de tecnologías de la información”, limitando su cumplimiento al segmento 1 un plazo de 720 días y al segmento dos 1080 días como lo señala (Muñoz Arévalo, 2019).
En Colombia existe un marco normativo completo que regula el uso de esta herramienta en el sector público, compuesto por varias normas y regulaciones específicas, que delimitan el alcance de esta actividad. Para el caso de las tecnologías de Información y Comunicación, generalmente la institución posee un plan estratégico institucional aprobado (Consejo de Administración) y socializado para el periodo correspondiente, donde se establece claramente las misión, visión, líneas y objetivos estratégicos, en este contexto las Áreas de TI deben desarrollar el suyo propio, bajo un proceso Bottom-up, mediante el cual integra a las personas, procesos y recursos tecnológicos institucionales; soportando el modelo de negocio establecido en el Plan estratégico, el inventario de procesos, actividades, tareas, las necesidades de información y finalmente el plan de acción que involucre el seguimiento, monitoreo y control de lo planificado.
El Plan Estratégico de las Tecnologías de Información (PETI), también es conocido como Plan Estratégico de las Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) y como el Plan Estratégico de Sistema de Información (PESI); es un esfuerzo institucional que busca maximizar el aprovechamiento de las tecnologías de Información y Comunicación TIC en el crecimiento y el desarrollo organizacional, identificando a los procesos institucionales y sus usuarios como el principal agente del uso y la adopción de las TIC para la realización de actividades productivas empresariales, institucionales u organizacionales.
El avance exponencial del uso y adopción de aplicaciones y servicios de TI y el Internet por parte de los usuarios y las instituciones obliga a establecer políticas institucionales que permitan masificar el acceso a la infraestructura TIC “en un contexto más integral dentro una visión de futuro, que considere el impacto del mundo hiperconectado en la economía global”. Siendo parte de las políticas públicas de TIC de una nación, el PETI obedece al Plan Estratégico Institucional, al Plan Nacional de Desarrollo y a la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las NNUU, que al final de cuentas en conjunto buscan el bienestar social a través del aumento de las capacidades y oportunidades del Gobierno, de las empresas y de la sociedad civil.
Los mercados cada vez más globalizados cambian constantemente, y estos cambios obligan a las compañías a adaptarse de manera continua a nuevas formas de operar; por lo tanto, definen nuevas arquitecturas empresariales a seguir; en la actualidad hay 4 tecnologías que predominan en estas nuevas estructuras empresariales, y que definen un nuevo modelo de negocio SMAC, cuyas siglas provienen de Social, Mobile, Analytics y Cloud. Este modelo viene originado por el auge de la conectividad entre usuarios, que sin lugar a duda desarrolla nuevos modelos de negocio, bajo una nueva tendencia de uso y aprovechamiento de las TIC, denominada la Transformación Digital (TD) que pasa por un proceso basado en estos 4 pilares de tecnología digital; ya que una combinación de dos o más de estos pilares tecnológicos, son suficientes para desarrollar un servicio personalizado y segmentado en función del tipo de usuario, y es un punto clave en la diferenciación frente a la competencia. En este sentido, una buena combinación SMAC permite eliminar barreras geográficas, reducir costes y mejorar la actividad operativa de la empresa.
Es por esto que el PETI, busca identificar en base al análisis de la Situación Actual (AS-IS) los proyectos habilitadores que permita disponer de una Situación Deseable (TO-BE), en la que exista una arquitectura organizada con roles, jerarquías, procesos, servicios y una gobernanza organizacional, que utilice a las TIC en base a una arquitectura clara de aplicaciones, en donde todas dispongan de un mismo bus de comunicaciones, con un punto de acceso único a través de portales de servicios, en los que pueda recopilar información para su posterior análisis y la gestión de procesos donde interactúen todas las unidades del negocio; con bases de datos únicas e integradas y con la suficiente seguridad, y que están alojadas en clúster en la nube que aseguren la custodia y operación de estas por personal experto que garanticen la consolidación de la información y la continuidad de servicios.
La metodología general de PETI, en términos integrales consta de quince módulos agrupados en cuatro fases. Este paradigma está concebido, en concordancia con el modelo conceptual, a través de una visión estratégica de negocios/organizacional y una visión estratégica de TI. La metodología integra ambas visiones en una única final.
En el proceso general de PETI, se comienza con un análisis de la situación actual en la fase I, que evalúa de manera general el entendimiento de la estrategia de negocios, la eficiencia de los procesos operativos y la aceptación de TI en la organización. La fase II, relacionada con la creación de un modelo de la organización, inicia con un análisis del entorno y el establecimiento de la estrategia de negocios (el proceso de planeación se basa en una transformación de dichas estrategias). La fase III trata del desarrollo de un modelo de TI, que tiene como objetivo la transformación de las estrategias de negocios en una estrategia de TI, la construcción de la arquitectura de sistemas, para definir los elementos clave y las características esenciales de la arquitectura tecnológica (Hardware y comunicaciones), el diseño en detalle de los modelos operativos de TI, que describen el funcionamiento del área informática. Finaliza con la definición sobre la estructura de la organización de TI, necesaria para administrar los requerimientos informáticos; y la fase IV se concentra en la elaboración de un modelo de planeación. Primero se establecen las prioridades para la implantación de la TI y los procesos operativos.
Para poder elaborar un adecuado Plan Estratégico de TI se ha seleccionado la Metodología PETI puesto que a lo largo del desarrollo de sus fases brinda una guía sólida que permite la construcción de una planificación estratégica de TI que ajusta las Estrategias de TI a las Estrategias Empresariales y permite la consecución de los objetivos de la organización. Esta metodología ha sido implementada con éxito en varios países de la región y se ha tomado como referencia a la: G.ES.06 Guía Cómo Estructurar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI del MINTIC de Colombia porque es una práctica estandarizada desde el 2016 y actualizada en el 2019 y el 2020, y es considerada como la mejor práctica. Esta metodología establecida en esta Guía de referencia, identifica a seis componentes guías conformadas por 20 elementos y que ha sido normalizada como una práctica de las entidades públicas que se desarrolla a través de 23 sesiones de trabajo; se consolida como la metodología base para la elaboración de un PETI.
BIBLIOGRAFIA
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